Remote Work? Kein Thema! Diese Tools helfen uns durch die Corona-Krise!

Remote Work? Alle? Wie soll das denn gehen? Vor diesen Fragen standen Mitte März kopfschüttelnd zahlreiche Firmen. Wir bei drehmoment hatten in Sachen Digital Workplace und Social Collaboration glücklicherweise schon vor der Corona-Krise wichtige Weichen gestellt. So konnte es eigentlich fast nahtlos weitergehen. Lesen Sie hier, welche Tools und Methoden dabei unsere „Keyplayer“ sind.

Slack

Am Anfang war das Wort. Slack haben wir bereits vor 2 Jahren eingeführt, doch erst nach und nach gelernt, sein volles Potenzial zu nutzen: Anfangs als Messenger, mittlerweile als Kommunikations- und Arbeitsplattform, auf der alle Fäden zusammenlaufen. Bei der Neuintegration von Applikationen achten wir inzwischen stets darauf, dass eine Integration mit Slack hergestellt werden kann. Slack sorgt für kurze Wege, bündelt die Kommunikation sinnvoll in Channels und verhindert ausschweifenden E-Mail-Verkehr mit langen CC-Listen (zumindest intern). Interne Telefonate werden auf das notwendigste reduziert. Und in die Tasten gehauen oder auf den Bildschirm getippt ist dann oftmals doch schneller als zum Hörer gegriffen. Aus dem Büro nach Hause und damit aus den Augen, aus dem Sinn der Kollegen? Nicht mit uns und nicht mit Slack – wir bleiben in touch.

Asana

Wer tut was? Wie ist der Status einer Aufgabe? Was früher stundenlang in Teammeetings durchgekaut wurde und in der Corona-Zeit unerträglich geworden wäre, bedarf heute nur noch des Öffnens von Asana. Die Implementierung des Task- und Projektmanagementtools kam für uns genau zum richtigen Zeitpunkt – nämlich kurz vor der Ansage: „Alle ins Home-Office!“ Asana hat Transparenz und Übersichtlichkeit in unsere Projekte gebracht – unklare Zuständigkeiten sind damit Schnee von gestern. 

Guru

Wie ging nochmal…? Wo steht nochmal….? – Der Zuruf zum Schreibtisch des Kollegen und das schnelle „Such mir doch mal raus!“ entfällt im Home-Office zwangsläufig. Gut, dass es kleine Helferlein wie Guru gibt, die Alltags- und Produktwissen sicher verwahren, auffindbar machen (und zwar wann und wo es gebraucht wird) und dafür sorgen, dass diese Wissens-Nuggets stets aktuell sind. Somit ist Schluss mit der verzweifelten Suche nach der veralteten PDF-Anleitung auf irgendeinem verstaubten Laufwerk!

Harvest

Die Fragen „Was hast du heute gemacht?“ und „Welche Tätigkeiten können wir abrechnen?“ waren jahrelang unsere stetigen Begleiter. Dank Harvest entfällt dieses Fragespiel inzwischen größtenteils. Produktive Zeiten protokolliert jeder einfach selbst – und am Ende des Monats gehen diese dann gebündelt in die Abrechnung. Das erspart so einige Kommunikationsumwege – und den Teamleitern das Nachfragen nach den Inhalten der Arbeitszeit.

HRworks

Neben Slack unsere zweite große Säule und das allwissende Tool in Sachen Personal. Auch dank HRworks läuft unser Personalmanagement inzwischen ausschließlich digital ab. Reisekostenabrechnungen spielen zurzeit natürlich keine große Rolle. Aber allein schon, dass man das Eintragen von Arbeitszeiten (Stempeln), das Beantragen von Urlaub oder das Nachschauen der regulären Arbeitszeiten oder Kontaktdaten von Kollegen papier- und bürolos erledigen kann, ist in der aktuellen Situation pures Gold wert.

One Drive und SharePoint

Arbeitsdokumente in die Cloud zu verlagern, hat viele Vorteile. Hier eine Auswahl: Man kann gemeinsam und in Echtzeit daran arbeiten. Das Versionschaos entfällt. Und es gibt lokale Back-ups – wie viel das wert ist, weiß jeder, der schon einmal im ICE zwischen Stuttgart und Ulm versucht hat, eine mehrere Megabyte große Präsentation per VPN-Zugriff über den Handyhotspot herunterzuladen oder zu speichern… Gerade kommt es zu dieser Situation zwar eher selten, aber insbesondere der VPN-Zugriff entpuppt sich als potenzieller Störenfried, wenn alle gleichzeitig von zu Hause aus arbeiten wollen. Wenn Arbeitsdokumente jedoch in der Cloud liegen, macht das Nadelöhr VPN keine Probleme mehr. Auch die bessere Einbindung in Asana, Slack oder Guru ist für uns ein wichtiges Argument für Cloud-Speicher.

Whereby, Teams und „Slelkos“

Ja, auch bei uns gibt es sie: die (digitalen) Meetings. Slack und Asana haben an vielen Stellen schon dafür gesorgt, dass sie zielführender und übersichtlicher geworden sind. Softwaretechnisch sind wir hier relativ heterogen unterwegs: Die einen nutzen Microsoft Teams, die anderen Whereby – und wenn es schnell gehen muss, tut es oft auch der einfache Videoanruf über Slack (sogenannte „Slelkos“). Für Virtual Classroom Trainings setzen wir meist auf GoTo Meeting. Interessant: Inzwischen haben unsere Whereby-Meetingräume sogar Buchungskalender. Und einer dieser Räume wurde eigens für das virtuelle Kaffeetrinken ins Leben gerufen: Hier kann man sich – egal ob spontan oder verabredet – einfach mal auf einen kurzen Schnack treffen. So werden auch die sozialen Aspekte des Büroalltags (zumindest teilweise) ersetzt. Wichtig: Die virtuelle Cafeteria hat natürlich auch noch nach Feierabend für das ein oder andere Bierchen geöffnet…

Fazit

Keines dieser Tools wurde bei uns aufgrund der Antizipation der Corona-Krise eingeführt. Wir hatten jedes einzelne davon auch schon davor und sie werden auch danach noch ihre Daseinsberechtigung haben. Denn ohne sie wäre das Remote Arbeiten deutlich komplizierter und weniger stark verknüpft. Eventuell hätte man in der aktuellen Situation ad hoc neue Prozesse kreieren oder neue Software einführen müssen. Wir profitieren also davon, unseren eigenen Digital Workplace schon gut auf soziale Kollaboration eingerichtet zu haben – anytime, anywhere. Sind wir damit schon am Ende unseres Weges angelangt? Natürlich nicht! Es geht immer weiter mit dem Verändern, Verknüpfen und Optimieren. Und das ist auch gut so!

Wie läuft das bei Ihnen? Was hat Sie die Corona-Krise gelehrt? Wo haben Sie und Ihr Digital Workplace noch Nachholbedarf? Erzählen Sie es uns!