Die digitale Reisekostenabrechnung als Auftakt zum papierlosen Büro

Die Organisation und Buchung von Firmenreisen sowie deren nachträgliche Abrechnung verursachen in vielen Unternehmen nach wie vor sehr viel Papier. Auch für uns selbst bildete die Digitalisierung der Reisekostenabrechnung den Auftakt zum papierlosen Büro.

Es war vor drei Jahren kurz vor einem dieser Brückentage, als innerhalb weniger Tage sieben oder acht Urlaubsanträge in doppelter Ausfertigung auf meinem Schreibtisch landeten. Unsere Mitarbeiter wollten – wie vermutlich Millionen anderer Arbeitnehmer auch – einen freien Freitag haben. Soweit war das auch nichts wirklich Ungewöhnliches bzw. ein standardisiertes Vorgehen – aber seit diesem Tag fand ich es einfach nicht mehr zeitgemäß, dass unsere Mitarbeiter heutzutage immer noch Formulare in Papierform ausfüllen müssen, um einen Tag Urlaub zu bekommen.

Analyse

Aus dieser einen Erfahrung heraus entwickelte sich sehr schnell eine Eigendynamik. Wir begannen, gemeinsam im Team eine Auflistung all jener Abläufe zu erstellen, für die von Mitarbeiterseite bei uns intern aktuell noch Papier bzw. manuelle Einzelprozesse notwendig waren. Die Liste wies bereits nach kurzer Zeit eine beeindruckende Länge auf:

• Reisekostenabrechnung
• Kreditkartenbelege
• Urlaubsanträge
• Fahrtenbücher
• Ausgabe von Arbeitsmitteln
• Führerscheinkontrolle
• Buchungen von Hotels, Mietwägen und Flügen
• Arbeitszeiterfassung der Aushilfen
• Krankmeldungen
• Bewerbungen

Uns allen wurde schmerzlich bewusst, wie wenig digital wir bei unseren eigenen internen Prozessen unterwegs waren. Daher waren wir uns auch schnell einig, dass wir diesbezüglich gewaltig etwas ändern mussten. Die Idee des papierlosen Büros war geboren und auch umgehend beschlossene Sache.

Ein sehr wichtiges Ergebnis unserer Analyse war, dass die Reisekosten- und Kreditkartenabrechnungen unserer Mitarbeiter den mit Abstand größten Nachbearbeitungsaufwand und am meisten Papier verursachten. Insbesondere das „Nachlaufen“ aufgrund fehlender Belege entpuppte sich als enormer Zeitfresser.

Strategie

Ein sehr wichtiger Stellhebel bei unserem internen Digitalisierungsprozess stellte die Vermeidung von Papier im Posteingang dar. Da sämtliche in Papierform angelieferten Dokumente für ein papierloses Büro zukünftig digitalisiert werden mussten und das Scannen und analoge Ablegen einen erheblichen Mehraufwand darstellten, musste der Analogprozess sukzessive zurückgefahren und in einem weiteren Schritt sogar komplett abgeschafft werden. Um uns selbst besser zu strukturieren, haben wir drei strategische Handlungsgrundsätze formuliert:

1. Analog wird digitalisiert. Per Post an uns versandte Dokumente werden vom Büroteam sofort gescannt und digital weiterverarbeitet. Die Originaldokumente werden umgehend vernichtet.
2. Analog wird reduziert. Alle Mitarbeiter, Partner, Lieferanten etc. werden aufgefordert, Dokumente per E-Mail statt per Post zur Verfügung zu stellen.
3. Digital bleibt digital. Digital bereitgestellte Dokumente werden nicht mehr gedruckt und analog abgelegt, sondern direkt digital weiterverarbeitet.

Recherche und Praxistest

Aus dieser Strategie konnte die Recherche nach geeigneten IT-Tools und Dienstleistungsunternehmen als erster präziser Arbeitsauftrag abgeleitet werden. Wir machten uns im Internet auf die Suche, lasen Testberichte, stöberten in diversen Foren und schauten uns einige Vermarktungstrailer an. Auch nach intensiver Recherche war unser Ergebnis aber noch nicht wirklich befriedigend. Den entscheidenden Tipp bekam ich von einem Netzwerkpartner, der selbst im Travel-Management tätig ist.

Er empfahl uns einen praxiserprobten Verbund aus:

• Personalverwaltungssoftware
• Firmenkreditkarten
• Agentur für Geschäftsreisen.

Er stellte uns mit diesen Tools eine nachhaltige Lösung in Aussicht, die 90 % unserer Anforderungen abdecken würde. Wir waren zu diesem Zeitpunkt mehr als skeptisch, gaben dem Lösungsvorschlag – er kam ja immerhin aus dem Netzwerkumfeld – aber natürlich eine besondere Chance.

Implementierung und Training

Je mehr wir uns mit dem Dreierverbund beschäftigt hatten, desto überzeugter waren wir von dessen Praxistauglichkeit und Effizienz. Da auch die Kosten für Lizenzen, Dienstleistungen, Training und Support voll und ganz in dem uns selbst gesteckten Budgetrahmen lagen, trafen wir im Rahmen der Geschäftsleitung die Entscheidung, unser internes Digitalisierungsprojekt anzugehen.

Die Implementierung der Tools und Dienstleistungsprodukte haben wir nach einem eigens entwickelten Maßnahmenplan vorgenommen. Die jeweiligen Trainings führten wir selbst in Form von kleinen E-Learnings und Virtual Classroom Trainings durch, um die Mitarbeiter im Innen- und Außendienst gleichermaßen für die Neuerungen fit zu machen und zu begeistern. Hierbei gingen wir Schritt für Schritt vor, um auch wirklich jedem die Chance zu geben, sich intensiv mit den Neuerungen auseinanderzusetzen und die neuen Prozesse einzuüben. Begonnen haben wir mit dem Reisemanagement, weil hier natürlich gleich von Beginn an alle neuen Tools und Dienstleistungen ausprobiert und auf den Prüfstand gestellt werden konnten. In einem zweiten Schritt digitalisierten wir die Personalverwaltung (Urlaubsanträge, Krankmeldungen, Führerscheinkontrolle, Arbeitsmittelverwaltung etc.) und brachten die Zeitwirtschaft (Arbeitszeiterfassung) an den Start. Erst in einem dritten Schritt haben wir die drei Produkte via Schnittstellen an unsere Personal- und Finanzbuchhaltung angebunden, was im Sinne der Effizienz und des Zeitgewinns nochmals massiv positive Effekte für alle Beteiligten mit sich brachte.

Fazit

Seit rund zweieinhalb Jahren haben wir den Verbund aus einer Personalverwaltungssoftware, speziellen Firmenkreditkarten und einer Agentur für Geschäftsreisen erfolgreich implementiert und sind damit dem papierlosen Büro ein großes Stück nähergekommen. Insbesondere die Prozesse mit Mitarbeiterbeteiligung funktionieren bei uns inzwischen fast vollständig digital. Gerne stehen wir bei Interesse beratend zur Verfügung und unterstützen natürlich auch bei der Einführung und beim Training – damit auch für Sie der Traum vom papierlosen Büro bald zur Realität wird.