Onboarding – Ein Erfahrungsbericht

Ein neuer Arbeitsplatz, neue Strukturen, neue Systeme, ein neuer Anfang. Häufig führt bereits der Gedanke an den ersten Arbeitstag in einem Unternehmen bei neuen Mitarbeitenden zu großer Überforderung. Es gilt erstmal, sich einzuarbeiten und zurechtzufinden. Verständlich, dass ein solcher Prozess viel abverlangen kann und mit Respekt betrachtet wird. Aus eigener Erfahrung kann ich sagen, dass ein Onboarding viel Struktur und Ordnung abverlangt und dass es einiges zu beachten gilt, wenn ein Unternehmen Mitarbeitende langfristig sinnvoll und effektiv integrieren möchte. 

Die Frage ist nur: Wie läuft ein guter Onboarding-Prozess ab?

Willkommen bei drehmoment!

Als ich nach einem sehr zufriedenstellenden Bewerbungsgespräch eine Zusage für mein Praktikum bei drehmoment erhielt, war die Freude groß. Scheinbar konnte ich überzeugen, der erste Schritt war getan. So weit, so gut – doch wie sollte es nun weitergehen?

Was viele nicht wissen: Ein guter Onboarding-Prozess startet bereits mit der Vertragsunterzeichnung. Schon vor meinem ersten Arbeitstag wurde ich gut an die Hand genommen: Fragen wurden mir schnell und hilfreich beantwortet und ich erhielt laufend wichtige Informationen per Mail. Obwohl ich mich in meiner vorbereitenden Zeit also sehr gut betreut fühlte, hatte ich doch ein wenig Respekt vor meinem ersten Arbeitstag. Vorfreude auf der einen Seite, aber auch das Gefühl von Ungewissheit stimmten mich nervös. Schließlich erwartete mich eine Vielzahl neuer Strukturen und ein neues Umfeld. Doch zum Glück sollte all die Nervosität schon bald weichen.

Der erste Arbeitstag

Mein erster Tag im Büro begann mit einer kurzen Begrüßung durch die anwesenden Kolleg*innen und einer Führung durch die Räumlichkeiten. Allen voran erwartete mich eine einladende Küche, samt Kaffeemaschine und Süßigkeiten-Lager, welche in Zukunft Raum für wundervolle Pausen mit Kolleg*innen bieten sollte. Der wichtigste Teil meines gut strukturierten und getakteten Einarbeitungsplans war somit erledigt und das gesamte Onboarding abgeschlossen… Spaß beiseite – nach einer kurzen Aufklärung über verschiedene Strukturen im Büro und der Zuweisung von Arbeitsmitteln wurde mir mein Arbeitsplatz für den Tag gezeigt. Zudem bekam ich eine Betreuungsperson für das weitere Onboarding zugewiesen und konnte motiviert in die Tiefen der drehmoment-Prozesse abtauchen.

Hier hatte alles Struktur und Ordnung, denn mein Onboarding lief zu großen Teilen über die drehmoment-Academy. Dabei handelt es sich um eine Learning-Management-Plattform, auf der eine Vielzahl selbst erstellter E-Learnings bereitgestellt wird – sowohl für den internen als auch externen Gebrauch. Für das Onboarding neuer Mitarbeitender gibt es speziell konzipierte Onboarding-Kurse, mit deren Hilfe sich die fachliche Einarbeitung weitestgehend eigeninitiativ gestalten lässt.

E-Learnings im Onboarding-Prozess

E-Learnings haben feste Strukturen und folgen einem roten Faden, an dem man sich entlang hangeln kann. Durch das Absolvieren verschiedener Meilensteine können Fortschritte beobachtet und mögliche Lücken identifiziert werden.  Mein erstes Learning startete mit der Vermittlung allgemeiner unternehmensinterner Informationen und der Klärung organisatorischer Fragen: Wie richte ich das WLAN ein? Wie buche ich einen Platz im Office? Wie stelle ich ein Profilbild ein? Und ganz wichtig: Was mache ich, wenn die Kaffeemaschine leer ist? Im nächsten, wichtigen Schritt des Learnings wurde ich bezüglich meiner Arbeitszeiten und deren Erfassung sowie der Urlaubsregelungen aufgeklärt. Ein paar nützliche Einblicke in die Buchhaltung und das Personalwesen von drehmoment wurden mir ebenfalls geboten.

Unternehmensinterne Tools

Um bei drehmoment so richtig mit anpacken zu können, ist es von großer Bedeutung, die verschiedenen Tools und Arbeits-Plattformen zu kennen. Daher beschäftigte sich ein eigenes E-Learning-Modul mit einer Übersicht aller hilfreichen Tools sowie deren Download und Einrichtung. Die Anlage der E-Mail über Outlook sowie das Einrichten des Outlook-Kalenders waren mir nicht neu und daher recht einfach – dennoch empfand ich die präzisen Anleitungen als sehr hilfreich. Nachdem ich alles eingestellt hatte, ging es an das Kennenlernen weiterer wichtiger Apps und Programme. Diese sind für den Unternehmensalltag entscheidend, da sie Struktur verleihen und Organisation sowie Planung effizient gestalten.

Doch welche App und welches Programm eignen sich für welchen Zweck am besten?

Allen voran durfte ich unser am meisten verwendetes Kommunikationstool kennenlernen: den Messanger slack. Somit hatte ich schon einmal die Möglichkeit, mit den restlichen Kolleg*innen in Kontakt zu treten, Fragen zu stellen und weiter zu sozialisieren. Für die Organisation von Projekten wird die Plattform Asana verwendet. Diese erschien mir anfangs sehr komplex und hat mich durch ihre verschiedenen Funktionen leicht überfordert. Wo finde ich was? Wie lege ich ein eigenes Projekt an? Wie kann ich sehen, woran die anderen Kolleg*innen gerade arbeiten? Fragen über Fragen. Durch hilfreiche Erklärvideos und eine ausführliche Anleitung ergaben sich mir die Komplexitäten jedoch recht zügig. All die Informationen zu den verschiedenen Tools wurden dabei nicht nur auf theoretischer Ebene durch Texte, Videos und Grafiken vermittelt, sondern ich konnte auch direkt selbst in den einzelnen Tools arbeiten – learning by doing!

Der erfolgreiche Abschluss

Am Ende der Learnings erwartete mich stets ein abschließendes Quiz, um das Erlernte zu prüfen und den Abschluss zu bestätigen – inklusive Zertifikat. Falls ich zwischendurch doch einmal Fragen hatte, konnte ich mich jederzeit an meine Betreuungsperson wenden – entweder direkt oder per slack. Ich fühlte mich dadurch nie alleingelassen und ein Großteil meiner anfänglichen Anspannung fiel schnell ab. Ich hatte nun einen deutlich besseren Einblick und Verständnis für diverse unternehmensinterne Strukturen erlangen können.

Soziale Integration in Onboarding-Prozessen

Es soll aber keineswegs der Eindruck entstehen, dass ich den ganzen Tag einsam vor meinem Laptop saß. Das Onboarding beschränkte sich nämlich nicht nur auf digitale Selflearnings, sondern wurde durch persönliche Gespräche unterstützt – die mir auch dabei halfen, mich sozial zu integrieren und das Team besser kennenzulernen. Hier ging es dann vor allem um meine konkreten Aufgaben. Obwohl sich viele Mitarbeitende an meinem ersten Tag im Homeoffice befanden, fühlte ich mich zu jedem Zeitpunkt gut betreut und wurde durch ein sehr freundliches und offenes Team empfangen. Diesen Blended-Learning-Ansatz empfand ich als sehr angenehm, da ich mein Lerntempo weitestgehend selbst bestimmen konnte und dennoch der persönliche Kontakt zu den neuen Kolleg*innen nicht zu kurz kam.

Doch was, wenn ich nun Gelerntes aus dem Onboarding wieder vergesse und Fragen erneut aufkommen? Kein Problem: Der von drehmoment genutzte Wissensmanager Guru beantwortet alle Fragen, denn hier werden sämtliche unternehmensinternen Informationen auf eigenen Wissens-Karten gespeichert. Ein kurzes Schlagwort in die Suchleiste eingeben und schon werden alle relevanten Karten angezeigt.

Mein persönliches Fazit

Nach dem Kennenlernen der Prozessprogramme und dem Erforschen verschiedenster technischer Raffinessen, fühlte ich mich schon deutlich sicherer und war mehr als motiviert, in den Arbeitsalltag meines Praktikums zu starten. Das Onboarding hat mir geholfen, grundlegende Strukturen und Konzepte, sowie die Herangehensweise von drehmoment in unterschiedlichen Belangen zu verstehen. Darüber hinaus verhalf mir das Durchführen der Learnings in Eigeninitiative, ein Gespür dafür zu erlangen, wie drehmoment im Unternehmensalltag arbeitet.

Alles in allem kann ich sagen, dass Onboarding-Prozesse den Start in ein neues Unternehmen ungemein erleichtern. Bei gut durchdachten, eigeninitiativ gestalteten Strukturen, kann durch ein gutes Onboarding viel Arbeitszeit gespart und an Sicherheit gewonnen werden. Wichtig ist jedoch, dass diese möglichst abwechslungsreich und spannend aufgebaut sind, sodass die Integration bestmöglich gelingt. Ein Onboarding sollte Spaß machen und den sozialen Aspekt stets im Blick haben. Wenn dies gelingt, starten Mitarbeitende voller Motivation und Power in ihren Arbeitsalltag.