In 5 Schritten zur eigenen Virtual Academy – machen Sie den Test!

Klingt utopisch? Nicht in 2021. Zugegeben, es bedarf einer gewissen Expertise, digitalen Affinität – und nach oben sind nahezu keine Grenzen gesetzt. Doch mit dem richtigen Vorgehen können auch Sie als Software-Intermediate eine effektive virtuelle Academy aufbauen. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie das funktionieren kann, und geben Ihnen anhand Ihrer individuellen Präferenzen konkrete Systemempfehlungen. Machen Sie mit, es lohnt sich!

Eine kleine Bemerkung vorab. Was wir hier vorstellen, ist eine Quick&Dirty-Lösung. Wollen Sie über lange Zeit eine SEO-optimierte, reportfähige, funktionsreiche Academy mit hoher Interconnectivity und sehr gutem Content- und User-Management aufbauen, ist dieser Ansatz vermutlich weniger gut geeignet. In diesem Fall schauen Sie aber gerne mal in unserer eigenen academy vorbei. Wir unterstützen Sie gerne vollumfänglich beim Aufbau einer Premium-Academy. Das soll selbstverständlich nicht bedeuten, dass nicht auch eine einfache Academy bestechen kann… Sie muss nur gut gemacht sein! Wie das geht? Legen wir mit Schritt 1 los.

Schritt 1: Strategischen Fokus festlegen

Mein Opa war ein weiser Mann. Eine seiner Lieblingsweisheiten war: „Leg dich früh auf Dinge fest… aber bleib flexibel“. Diese Weisheit rät zwar zu zwei gegensätzlichen Handlungsqualitäten – ein klassisches Paradoxon also –, legt jedoch zugleich eine Chronologie fest. Lege dich zuerst auf Dinge fest und prüfe später, ob die ursprüngliche Entscheidung sinnvoll war oder nicht. Werde dir also bewusst, dass du nicht um jeden Preis an deinen Entscheidungen festhalten musst. Du erreichst dein Ziel nicht so, wie du es ursprünglich erreichen wolltest? Das ist in Ordnung, aber klammere dich nicht an sinnfreies Handeln.

In den ersten Schritten geht es jedoch erstmal ums Festlegen. Das können Sie nun wesentlich entspannter tun, da Sie wissen, dass Entscheidungen auch im modernen Lernen nicht für die Ewigkeit sein müssen. Überlegen Sie sich gut, was Sie erreichen möchten. Die ersten drei Schritte dienen hauptsächlich einem Ziel: Der Eingrenzung geeigneter Software. Möchten Sie schnell eine coole Virtual Academy erstellen, bildet eine passende Software den Grundstein für dieses Vorhaben – denn sie legt in vielen Bereichen fest, was geht und was nicht geht.
Das Problem: Man kann mittlerweile nicht mehr nur von einem Meer an Anbietern sprechen, sondern vielmehr von einem ganzen Ozean. Die Frage nach dem Fokus („Was möchten Sie erreichen?„) ist daher der Beginn einer Eingrenzung. Was ist ihr Fokus? Finden Sie es heraus:

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Schritt 2: Methodikschwerpunkte setzen im Hinblick aufs System

Sie denken jetzt vielleicht: Aber ich habe doch noch gar kein System. Das ist richtig. Sie haben für den Moment erst einmal nur eine Farbe. Erst im nächsten Schritt erhalten Sie konkrete Systemempfehlungen von uns. Vor der Beschaffung eines Systems bietet es sich jedoch an, Bedarfe zu definieren und eine grobe Vorselektion von Funktionsumfang, Design und Verwaltung zu treffen („Wie soll in meiner Academy gelernt werden?“).

Dieser Schritt ist bereits etwas finaler als die Auswahl des Fokus aus Schritt 1. Damit will ich nicht sagen, dass es nach dieser Abbiegung keinen Weg mehr zurück gibt – erinnern Sie sich an die Worte meines Opas. Durch Ihre Vorauswahl aus Schritt 1 haben Sie die Menge der für Sie relevanten Tools schon halbiert. Gute Arbeit! Das bedeutet aber trotzdem, dass noch zig passende (oder unpassende) Systeme übrig bleiben. Im nächsten Schritt wird die Auswahl aber deutlich konkreter. Was genau wollen Sie denn…?

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Schritt 3: Rechtliches und Formelles abklären

Ich hoffe natürlich, dass Sie sich auf irgendeiner Ebene mit Ihrem Tier identifizieren können. Wenn nicht, beschweren Sie sich gerne bei Ihren Vorgesetzten. Machen wir also weiter mit Schritt 3.

Hier steht der Datenschutz im Zentrum der Überlegungen: Dürfen Nutzerdaten aus der EU eigentlich auf Servern außerhalb der EU gespeichert werden? Welche Datenschutzanforderungen bringen unterschiedliche Organisationen mit? Wie konkret dürfen automatische Reports sein und ab wann müssen Informationen anonymisiert werden?

Sie haben bereits festgelegt, wofür Sie Ihre virtuelle Akademie nutzen möchten und wie diese methodisch aufgebaut sein soll. Legen Sie zuletzt fest, welche Datenschutzrichtlinien Sie befolgen müssen. Denn das hat eine große Auswirkung auf die Auswahl an Systemen, die Sie überhaupt nutzen dürfen…

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Schritt 4: Auswahl und Einrichtung der Software

Das Wichtigste in Schritt 4 ist die gründliche Einrichtung Ihres Systems. Dabei geht es nicht nur darum, dass das System läuft. Das tut es nämlich meistens schon ganz gut von selbst. Viel wichtiger ist es, dass das System effektiv läuft und Dinge automatisch tut, die es automatisch tun kann. Das spart auf Dauer eine Unmenge an Zeit und Geld. Sie wissen ja: Kleinvieh macht auch Mist!

Wie wichtig aufeinander abgestimmte Systeme und die Aufnahme von digitalen Arbeitsweisen in den Entwicklungsplan von (mittelständischen) Unternehmen sind, erklärt unser Geschäftsführer Armin Müller in einem anderen Artikel. Und wenn es Ihnen mit der neuen Software zu viel wird, denken Sie immer daran: Wir helfen auch gerne unverbindlich weiter!

Teilen Sie schon früh klare Aufgaben zur Pflege der Academy in Ihrem Team zu. Scheuen Sie sich nicht – besonders beim Start ins neue System –, dem Software Support auf den Hacken zu stehen. Sie sind schließlich kein/e normale/r KundIn, sondern ein/e *Fügen Sie hier Ihre Farbe ein* *Fügen Sie hier Ihr Tier ein*. Aktivieren Sie die Schnittstellen zu anderen wichtigen Systemen und konzipieren Sie sinnvolle Workarounds für (noch) fehlende Schnittstellen.

Passen Sie auf, dass Sie keine simplen Einsteigerfehler machen. Vermeiden Sie es, eine Testphase in einer Software zu starten und diese einzurichten, nur um dann nach der Testphase festzustellen, dass essenzielle Funktionen in Ihrer Version nicht mehr verfügbar sind. Bauen Sie keine virtuelle Akademie auf einer Software auf, von der Sie nicht überzeugt sind, nur um ein Jahr später einen aufwendigen Umzug durchführen zu müssen. Vernachlässigen Sie nicht die Befähigung relevanter MitarbeiterInnen. Befähigen Sie alle mitverantwortlichen MitarbeiterInnen früh und ausgiebig, um das Maximum aus der Academy herauszuholen. Informieren Sie sich rechtzeitig über die Lernformate, die in der Software verwendet werden können. Diese sollten im Idealfall mit Formaten übereinstimmen, über die Sie ggf. bereits verfügen. Ordnen Sie wichtige Kommunikationswege klar zu und lassen Sie relevante Informationen nicht ins digitale Nirvana fließen. Wir möchten Sie mit diesen Hinweisen keineswegs entmutigen, sondern Ihnen vielmehr den Einstieg erleichtern. Ganz wichtig: Keiner dieser Fehler, sollte er ihnen doch unterlaufen, ist ein Showstopper!

Schritt 5: Produktion der Inhalte, Incentives setzen und Pflege

Verfügen Sie bereits über Inhalte? Dann versuchen Sie direkt, diese so zur Verfügung zu stellen, wie Ihre Software es zulässt. Stellen Sie sich dabei folgende Fragen: Bei welchen Inhalten lohnt sich eine methodische Überarbeitung? Welche Inhalte sind zur offiziellen Eröffnung Ihrer Academy essenziell und welche können peu a peu nachgereicht werden? Sobald Ihre Software eingerichtet ist, können Sie im Prinzip loslegen – vorausgesetzt natürlich, Sie haben Inhalte, mit denen Sie die Academy befüllen können.

Schritt 5 steht zusätzlich symbolisch für alles, was nach dem Setup Ihrer Virtual Academy passiert. Warum symbolisch? Weil über alles, was nun folgt, Bücher geschrieben werden könnten. Tatsächlich wurden darüber auch schon Bücher geschrieben. Sehr viele sogar. Auch wir haben einen Artikel dazu verfasst, wie Sie Ihre Lerninhalte schnell und flexibel digitalisieren können – und das ganz ohne riesige Investitionen.

Was unabhängig von Ihren Vorstellungen und dem System, das wir Ihnen empfohlen haben, zu beachten ist: Wenn Ihre Academy florieren soll, dürfen Sie nicht zögern, ständig neue Lernkonzepte zu entwickeln, immer neue Anreize für Ihre Lernenden zu schaffen und Ihren MitarbeiterInnen genug Zeit zur Pflege und Weiterentwicklung des Systems zur Verfügung zu stellen.

Fazit

Wenn Sie die drei Quiz oben durchgespielt haben, wissen Sie nun nicht nur, welches Tier Sie sind und welche Farbe Sie haben, sondern auch, welche Software für Ihre Vorstellungen einer Virtual Academy infrage kommt. Für manche Unternehmen dauert diese Suche Monate! Außerdem haben Sie in den 5 Schritten erfahren, was Sie beim Ausbau Ihrer Software beachten sollten und wo Sie sich jederzeit Hilfe holen können. Sie merken, es ist alles gar nicht so kompliziert, wenn man erst einmal einen Anfang gefunden hat. Stellen Sie allerdings in jedem Fall nach der Auswahl einer Software sicher, dass Ihre MitarbeiterInnen damit umgehen können und dass Sie und Ihre Organisation nie das Ziel der Academy aus den Augen verlieren.

Und für alles Weitere gilt: Probieren geht über Resignieren. Der digitale Wandel muss gar nicht so umständlich sein. Viel Erfolg wünschen wir Ihnen mit Ihrer eigenen Virtual Academy in 5 Schritten!