Wissensmanagement ist für viele Entscheider kein Fokusthema. „Wir haben aktuell wichtigere Dinge zu tun“, hört man nicht selten aus der Führungsetage. Meist gefolgt von dem Zusatz: „Aber früher oder später müssen wir uns mal darum kümmern.“

Tatsächlich ist Wissensmanagement aber ein Thema, um das sich Unternehmen lieber früher als später kümmern sollten. Über 80 % aller Führungskräfte sagen, dass Unternehmenswissen nicht vollständig dokumentiert ist, sondern häufig noch ausschließlich in den Köpfen der Mitarbeitenden liegt. Eine alarmierende Quote in einem Jahrzehnt, in dem eine der größten Arbeitnehmergenerationen in den Ruhestand geht und die Fluktuation dank des Arbeitnehmermarkts so hoch ist wie nie zuvor.

Wie kann sich ein professionelles, digitales Wissensmanagement also konkret für Unternehmen auszahlen? Und welche Probleme löst es über die reine Wissensspeicherung hinaus? Hier sind unsere Top 5 Argumente für eine Professionalisierung des Wissensmanagements.

Warum ist digitales Wissensmanagement so wichtig?

Menschen sind unglaublich gut darin, komplexe und sich stetig ändernde Aufgaben auszuführen. In dieser Form der Intelligenz sind wir als Spezies unserer Technik noch sehr weit voraus. Trotz ChatGPT und anderer künstlichen Intelligenzen ist und bleibt das aller Voraussicht nach in den nächsten Jahrzehnten auch unverändert. Ein Gebiet, in dem uns unsere Technik aber bereits seit langem überflügelt, ist die Ausführung repetitiver Aufgaben. Besonders gut schmecken Computern dabei große Datenmengen – etwas, mit dem Menschen nicht so gut zurechtkommen.

1. Effizienz

Was glauben Sie: Wer würde bei einem mittelgroßen Regal voller Leitzordner und einer ähnlich gut gefüllten elektronischen Datenbank schneller 10 zufällige Informationen finden – eine Maschine oder einer Ihrer Mitarbeiter? Die Antwort ist klar: Vermutlich würde die Maschine problemlos 10.000 Informationen in der Zeit finden, die Ihr Mitarbeiter für 10 benötigt – ist nicht persönlich gemeint! Einer der größten Vorteile eines digitalen Wissensmanagements ist also Effizienz. Und hier geht es nicht um Sekunden, Minuten oder Stunden, die sie jährlich einsparen. Es geht um Tage und Wochen – je nachdem wie groß Ihr Unternehmen ist.

2. Aktualität

Nehmen wir an, die Effizienz ist für Sie zwar wichtig, aber kein ausschlagender Investitionsgrund. Mitarbeitende arbeiten sich also weiterhin durch dicke Ordner, bis sie gefunden haben, wonach sie suchen: Anleitung A, Formular B, Vorschrift X. Können sie sich wirklich sicher sein, dass das, was sie dort in der Hand halten, noch aktuell ist?

Können Sie behaupten, dass ein hoher Prozentsatz Ihres abgehefteten Wissens aktuell ist und von Nicht-Experten bedenkenlos genutzt werden kann? Idealerweise sollte die Quote bei 95 % oder höher liegen. Sollte das der Fall sein: Super, Sie haben das analoge Wissensmanagement gemeistert und haben zwar immer noch sehr viele Gründe, zu digitalisieren – aber immerhin gehört mangelnde Aktualisierung nicht dazu. Bei den allermeisten analogen Wissensmanagements ist das allerdings nicht der Fall. Daher besteht ein wichtiger Vorteil von digitalem Wissensmanagement in der Aktualität. Wissen ist automatisch mit Hinweisen zur Aktualität des Wissens versehen, im Idealfall wird die Aktualisierung oder Verifizierung von Wissen sogar in regelmäßigen Intervallen softwareseitig eingefordert.

3. Sicherheit

Was sich in der (sicheren!) Cloud befindet, ist nicht mehr den lästigen Plagen der physischen Welt ausgeliefert. Ein Wasserschaden oder Brand im Büro kann Sie und Ihre Kunden teuer zu stehen kommen, sollte Wissen nicht außerhalb des Aktenschranks gesichert worden sein. Einer der wichtigsten Gründe, Wissensmanagement zu digitalisieren, ist daher Sicherheit. Abhängig vom Stellenwert Ihres Wissens kann rein analoges Wissensmanagement sogar schon an Fahrlässigkeit grenzen.

4. Zukunftssicherheit

Das Gleiche gilt übrigens für den Fall, dass sich das Wissen nur in den Köpfen der Mitarbeitenden befindet, also gar nicht gesichert ist. Nicht nur aufgrund einer stetig steigenden Mitarbeiterfluktuation ist es sinnvoll, Wissen aus den Köpfen in die Tasten zu bekommen. Der Abgang eines bedeutenden Wissensträgers kann gravierende Wissenslücken in Ihrem Unternehmen hinterlassen. Ein spontaner Prozess der Marke „Schreib mal alles auf, was du weißt“ führt in aller Regel nicht zu einer vollständigen Dokumentation des Wissens. Zukunftssicherheit ist also ein weiterer wichtiger Grund.

Dieses Argument könnte sich ebenso auf das Nachfolge-Problem beziehen. Wie selten zuvor sind Arbeitgeber im Arbeitnehmermarkt und dem anhaltenden Fachkräftemangel davon abhängig, attraktiv für (junge) Fachkräfte zu sein. In einer Infotainment-Ökonomie wird ein Leitz-Ordner oder textgeflutetes PDF wenig Zuneigung gewinnen. Neben dem Hard Factor „abgewandertes Wissen“ spielt also auch der Soft Factor „Attraktivität für neue Mitarbeitende“ eine wichtige Rolle beim Thema Zukunftssicherheit.

5. Flexibilität

Ebenso ist Flexibilität von großer Bedeutung. Und dabei geht es nicht um die „Mitarbeitende wollen in der Hängematte arbeiten“-Flexibilität. Es geht um die „der Betrieb steht wegen einer Pandemie nicht still, nur weil niemand zum Wissen ins Büro kommt“-Flexibilität. Wie häufig sind uns Unternehmen über den Weg gelaufen, die einen oder mehrere Mitarbeitende abgestellt hatten, um als Wissenskurier zu fungieren. Das kann man wohl kaum zeitgemäß nennen, zumal Alternativen vorhanden und weder besonders teuer noch allzu kompliziert sind.

Es gibt noch einige weitere gute Gründe, doch wollen es erstmal bei diesen wichtigen fünf Punkten belassen.

Honourable Mention: Return of Invest

Gut, ein sechstes Argument für eine Digitalisierung des Wissensmanagements sei uns vergönnt, denn es betrifft einen aktuell wunden Punkt: die Finanzen. Nicht selten sind die Beweggründe für ein Zögern in der Modernisierung der Wissensinfrastruktur bei Entscheidern schlicht Budgetengpässe. In der kurzfristigen Betrachtung verständlich – Budget, das es nicht gibt, gibt es halt nicht. Zumindest mittelfristig handelt es sich hierbei aber um einen Fehlschluss.

Ein effektives digitales Wissensmanagement zeichnet sich im Gegensatz zu anderen Change-Projekten durch seine Rentabilität aus. Das Stichwort: Return of Invest (RoI). Der RoI ist bei Maßnahmen zum Wissensmanagement häufig sehr gut zu errechnen und tritt in aller Regel bereits nach 2-3 Jahren ein. Woran liegt das?

Analogie: Der Saugroboter

Gestatten Sie mir eine kleine Analogie. Besitzen Sie einen Saugroboter? Wenn ja, versuchen Sie sich an die ersten Wochen und Monate mit dem Gerät zu erinnern. Sie waren überwältigt, nicht wahr? Nach anfänglicher Skepsis bemerkten Sie, wie viel Arbeit Ihnen der Roboter abnahm. Alles war absolut überragend, Sie waren überglücklich und haben Ihren Freunden begeistert davon erzählt. Der Weg von „kein Roboter“ zu „mein Erster“ hat in Sachen Produktivität und Zeiteffizienz ein äußerst breites Delta.

Um uns nicht in Haushaltsgeräten zu verlieren: Grundlegende Maßnahmen im Wissensmanagement (Professionalisierung, Digitalisierung, Mitarbeitersensibilisierung & -Enabling etc.) zahlen sich durch ihre hohe Effizienzsteigerung aus. Doch auch, wenn bereits eine digitale Form des Wissensmanagements vorliegt, sind die Effizienzsprünge bei Maßnahmen häufig sehr schnell amortisiert.

Für die Berechnung des RoI haben wir ein eigenes Tool entwickelt. Wenn Sie Interesse daran haben, einen Einblick zu bekommen, wann sich eine Modernisierung Ihres Wissensmanagements lohnt, zögern Sie nicht, uns ganz unverbindlich zu kontaktieren!

Fazit – Digitales Wissensmanagement

Digitales Wissensmanagement lohnt sich. Und nicht nur das. Allein um zukunftsfähig zu bleiben, ist ein professionelles und digitales Wissensmanagement eine Grundvoraussetzung. Nicht nur aus Effizienz- und Sicherheitsgründen, sondern auch um attraktiv als Arbeitgeber zu bleiben.

Aus finanzieller Sicht sind Change-Maßnahmen im Wissensmanagement meist sehr viel schneller amortisiert, als viele Entscheider denken. Es lohnt sich also eher früher als später, mit der Modernisierung der Wissensinfrastruktur zu beginnen.

Falls Sie mehr dazu erfahren wollen, nehmen Sie doch gerne unverbindlich Kontakt zu uns auf. Wir freuen uns!

Autor: Marius Lex, Senior Consultant, drehmoment, www.drehmoment-gmbh.de