Firmen wie Slack, Zoom oder Shopify nutzen es bereits. Erfahren Sie in diesem Artikel, warum Systeme wie Guru die Zukunft des Wissens-Managements sind, was sie tun und wie sie es tun. Außerdem: Wie kann Guru als intelligenter Knowledge-Manager auch Ihr Arbeiten revolutionieren und welche drei Probleme des Arbeitsalltags werden dadurch gelöst? Und haben Sie sich eigentlich schon mal gefragt, ob auch ein Albert Einstein sich mal täuschen kann? Hier bekommen Sie die Antwort.

Lassen wir Guru doch zunächst einmal selbst erklären, was Guru eigentlich ist:

Einfach, aber genial: So funktioniert Guru

Guru besteht aus intelligenten Karten. Diese können Sie befüllen: Mit Text Links, Bildern, Videos – was sich eben gerade anbietet. Natürlich kann man eine Karte auch einbetten. Das sieht dann so aus:

Diese 3 Probleme des Arbeitsalltags werden durch Guru gelöst!

1. Wie ging das nochmal? Gab es dazu nicht eine Anleitung?

Ja, klar gab es die. Oder auch nicht… Anleitungen schreiben ist lästig – und PDFs auf Laufwerken suchen auch. Da googlet man doch lieber mal schnell – oder man “gurut” eben. Eine kurze Suche und ich weiß, ob es schon eine Anleitung gibt. Wenn zu meiner Frage ähnliche Karten in Guru bestehen, sehe ich gleich, wer sie geschrieben hat, und kann mich direkt an diese Person wenden. Und wenn ich selbst mal etwas weiß, das auch für andere KollegInnen interessant sein könnte? Kein Problem: Ein paar Klicks und ein wenig in die Tasten hauen, und schon habe ich meine eigene Anleitung. Keine Formatierung, keine Rundmail, einfach nur eine Guru-Karte schreiben. Macht sogar Spaß!

2. Die Anleitung ist veraltet und die Person, die sie geschrieben hat, ist nicht mehr im Unternehmen.

In Guru sehen Sie sofort, ob der Content “trusted” ist oder nicht. Wann wurde die Karte zuletzt von wem verifiziert? Das gibt Ihnen ein sehr starkes Indiz dafür, ob der Inhalt noch aktuell ist. Wie genau das geht, können Sie hier nachlesen. Auch Abgänge sind kein Problem: Sobald jemand Ihren Guru-Workspace verlässt, müssen die Karten einem anderen Verifier zugeordnet werden. So gibt es jederzeit für jedes “Knowledge Nugget” einen oder mehrere Zuständige.

3. Kann schon sein, dass das irgendwo steht, aber es muss jetzt schnell gehen. Ich rufe lieber einen Kollegen oder eine Kollegin an.

Been there, done that. Leider nervt das die KollegInnen und wenn es schlecht läuft, wissen sie nicht einmal einen Rat. Guru hingegen schafft es, immer dort zu sein, wo Sie sind. Ob im Browser, in Slack, in Ihrem E-Mail-Programm, in Microsoft Teams oder einfach auf dem mobilen Endgerät – so schnell, wie Sie in Guru suchen können, haben Sie bestimmt keinen Telefonhörer in die Hand genommen. Und wenn irgendjemand z. B. in einem Slack-Channel eine Frage stellt, die schon längst durch eine Guru-Karte beantwortet ist, können Sie einfach durch zwei Klicks mit dieser Karte antworten. So sehen alle im Channel, dass zu dieser Frage bereits eine Karte besteht, und erinnern sich das nächste Mal vielleicht daran.

Albert Einstein hat immer recht? Diesmal nicht!

Wissen heißt wissen, wo es geschrieben steht.

Albert Einstein

Fast, Albert! Du hast natürlich recht damit, dass es sinnlos ist, alles auswendig zu lernen. Aber wo genau etwas geschrieben steht, muss man heute nicht mehr unbedingt wissen. Es reicht schon, die richtigen Suchwörter zu kennen. Zumindest mit Guru ist das so. Langweilige Ordnerpfade durchwühlen? War gestern! Geben Sie einfach in das Guru-Suchfenster den passenden Suchbegriff ein – im Browser, auf dem Smartphone, in Slack, in der Chrome Extension oder was eben gerade am praktischsten ist. Schwuppdiwupp, hier haben Sie Ihre Antwort!

Was wir von Albert Einstein aber auf jeden Fall mitnehmen können: Es gibt einen Unterschied zwischen Wissen und Lernen. Es lohnt sich, praktisches Wissen – wie wende ich etwas an? – zu lernen. Aber viele Dinge nehmen auch nur unnötig viel Raum in unserem Gedächtnis ein: Sie können wir genauso gut nachschauen und eventuell Stück für Stück lernen.

Warum Guru Onboarding so viel leichter macht

Wer kennt es nicht? Beim Start in den neuen Job bekommen wir ein wunderschönes PDF vorgesetzt, in dem steht, wo die Briefmarken sind, wer zuständig dafür ist, die Spülmaschine auszuräumen, und bei wem man Zugänge für welches Programm anfragen muss. Das muss dann erst einmal durchgeackert werden. Und obwohl wir uns hoch motiviert daran machen, alles auswendig zu lernen, werden wir uns das alles nur so lange merken können, bis der Kopf von anderen neuen Eindrücken zu rauchen beginnt. Und wenn man dann doch mal die Briefmarken sucht? Wo war nochmal das Onboarding PDF? Ist das dann eigentlich noch aktuell?

Mit Guru wird einerseits dafür gesorgt, dass solche Anleitungen aktuell bleiben. Andererseits kann jede neue Karte direkt dem Board “Onboarding” zugewiesen werden und die Liste somit sinnvoll ergänzen. Und drittens ist es überhaupt nicht mehr notwendig, neue MitarbeiterInnen zu Beginn ihrer Tätigkeit Dinge auswendig lernen zu lassen, die in 99 % der Arbeitszeit eher belanglos sind und sie in diesem Moment auch gar nicht wirklich interessieren. Wenn dann doch mal dringend Briefmarken gebraucht werden, gibt man in Guru “Briefmarken” ein, und schon findet man die benötigten Infos.

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Advanced Features von Guru wie der Knowledge Trigger, AI Suggest oder der Knowledge Alert sorgen sogar dafür, dass Sie auf Karten hingewiesen werden, noch bevor Sie wissen, dass Sie diese brauchen. So können Karten beispielsweise mit bestimmten URLs verknüpft sein. Dank der Browser Extension von Guru bekommt man somit direkt einen Hinweis, dass es zur Seite eine Erklär-Karte gibt, die vielleicht nützlich sein könnte.

Home-Office? Mit Guru leicht wie nie

Im Home-Office ist es leider nicht möglich, einfach mal kurz an den Schreibtisch des Kollegen oder der Kollegin zu gehen und nachzufragen: “Wo hatten wir nochmal dies und jenes?” Die Lösung? Genau: Guru. Bevor ich irgendjemanden nerve, kann ich erst einmal bei Guru nachschauen. Wenn ich dort nichts finde, kann ich immer noch eine Slack Nachricht schreiben. Und wenn dann eine hilfreiche Antwort kommt, kann ich dank der Guru Integration in Slack mit zwei Klicks eine Guru-Karte daraus machen. Praktisch! Natürlich kann ich mit dem “Ask an Expert”-Feature in Guru auch die Erstellung von Karten bei den zuständigen Gruppen oder Personen anfragen.

Warum Guru gerade in Remote-Teams hilft, hat das Guru-Team in seinem Blog auch nochmal selbst beschrieben – inklusive Remote Work-Guidelines von Unternehmen wie Shopify oder Intercom. Welche Tools uns bei drehmoment im Home-Office sonst noch helfen, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Guru einfach mal anschauen? Hier sind Sie richtig!

Guru und drehmoment verbindet seit Dezember 2020 eine offizielle Partnerschaft. Yay! Warum? Na, weil das einfach passt: Auf der einen Seite eine junge dynamische Agentur, die sich modernen und innovativen Lernkonzepten verschrieben hat. Auf der anderen Seite ein junges, dynamisches Unternehmen, das den innovativsten Knowledge Manager auf dem Markt entwickelt hat und nun auch im deutschsprachigen Raum ins Gespräch bringen will. It’s a match!

Für Sie bedeutet dies, dass wir sehr gerne eine kostenlose Demo geben können. Sprechen Sie uns einfach an! Wir selbst nutzen Guru schon seit einiger Zeit und haben bisher noch keine Minute davon bereut. Vielleicht ist es also auch für Ihr Team der nächste Schritt auf dem Weg zu einem stressfreieren Arbeitsalltag und hin zur perfekt digital organisierten Arbeitswelt?

So, jetzt nur noch den Artikel veröffentlichen… wie ging das nochmal? Ah! Dazu gibt es ja eine Guru-Karte. So muss das sein!