Der moderne Mitarbeiter ist dauerhaft erreichbar. Ob via Slack, E-Mail, Teams oder sonstigen Programmen, irgendwo kommt immer eine neue Nachricht. Schnelles Antworten gilt dabei häufig als Zeichen von Engagement und Kompetenz. Zusätzlich liegt auf fast jedem Schreibtisch das Handy griffbereit – so sind auch die privaten Verpflichtungen während der Arbeit ständig verfügbar. Dabei scheint die Unterscheidung zunächst offensichtlich: Das Handy ist Privatsache und somit der Leistung nicht zuträglich. Slack, Mail und alle anderen Programme, die in einem Unternehmen genutzt werden, sind jedoch wichtig, und daher ist es produktiv und wichtig, dort ständig verfügbar zu sein.
Doch kann das funktionieren? Oder mindert es die tatsächliche Produktivität nicht sogar, wenn jemand während der Arbeit immer und ständig für alles erreichbar ist?

Ist Multitasking überhaupt möglich?
Diese Frage ist grundlegend und die kurze Antwort darauf ist „nein“. Die Forschung zeigt sehr eindeutig, dass Menschen neuronal nicht in der Lage sind, Aufgaben gleichzeitig auszuführen. Tatsächlich wird immer nur eine Aufgabe zu einem Zeitpunkt mental repräsentiert. Wenn wir also mehrere Aufgaben gleichzeitig ausführen, dann springt unser Gehirn eigentlich nur sehr schnell von der einen zur anderen Aufgabe hin und her.

Dieses „Jonglieren“ zwischen Aufgaben führt zu Wechselkosten, also einer Leistungsverschlechterung. Untersuchen lässt sich das in Experimenten, bei denen die Leistung von Probanden, welche zwischen zwei Aufgaben wechseln müssen, verglichen wird mit der Leistung einer Gruppe, die dieselbe Aufgabe wiederholt. Dabei zeigt die „Aufgabenwechslergruppe“ robust über verschiedene Versuche hinweg schlechtere Leistungen.
Diese Leistungsminderung entsteht, da die zuvor aktivierte mentale Repräsentation der ersten Aufgabe nach dem Wechsel nicht vollständig inhibiert wird, wodurch sie mit der neuen Aufgabe um die begrenzte kognitive Kapazität konkurriert. Das Spannende daran ist, dass sich dieser Effekt sogar dann zeigt, wenn die Probanden die Möglichkeit bekommen, sich auf den Aufgabenwechsel vorzubereiten. Wechselkosten entstehen folglich bei jeglichem wechsel zwischen Aufgaben, wobei sie besonders stark bei komplexen Aufgaben auftreten.
Multitasking ist also aus wissenschaftlicher Sicht ein Mythos. Statt dass mehrere Aufgaben gleichzeitig und damit zeitsparend erledigt werden, entstehen Wechselkosten, welche die Produktivität verringern.

Slack statt WhatsApp – ein Unterschied?
Laut einer Studie von Skowronek et al. führt die bloße Anwesenheit des Handys im Sichtfeld zu einer Leistungsminderung, selbst wenn keine Interaktion mit dem Smartphone stattfindet. Ursächlich dafür ist, dass kognitive Ressourcen gebraucht werden, um dem (unbewussten) Verlangen nach dem Handy zu widerstehen. Diese kognitiven Ressourcen sind jedoch begrenzt, wodurch andere Aufgaben beeinträchtigt werden. Liegt also das eigene Handy während der Arbeit auf dem Schreibtisch, so verschlechtert sich direkt die Produktivität.

Mail-Programme, Slack und andere arbeitsdienliche Programme sind häufig direkt auf dem Computer. In der Theorie benötigt man das Handy für die Arbeit daher nicht – also alles kein Problem? Nein. Wird während der eigentlichen Tätigkeit eine kurze Mail der Geschäftsführung zum aktuellen Projekt gelesen oder die Rückfrage eines Kollegen zu einer anderen Aufgabe beantwortet, entstehen dieselben Wechselkosten wie beim Lesen einer WhatsApp-Nachricht oder dem kurzen Checken des Wetters fürs kommende Wochenende – sie entstehen schließlich immer, wenn zwischen zwei Aufgaben gewechselt wird.
Nun kann man eine WhatsApp-Nachricht oder die Wetter-App während der Arbeitszeit meist getrost ignorieren. Aber eine Mail der Geschäftsführung? Diese stellt eine komplexe soziale Forderung dar, welcher nachgekommen werden sollte. Wird die Mail einmal wahrgenommen, muss sie im Regelfall auch schnell beantwortet werden. So entstehen während der Arbeitszeit immer wieder Wechselkosten, welche den Arbeitsflow unterbrechen. Das Gefährliche daran ist, dass sich die Kosten über viele Minuten bemerkbar machen. Wechselt ein Mitarbeiter alle 15 Minuten kurz die Aufgabe, schaut also z. B. kurz ins Mailprogramm, arbeitet er nie am Maximum der potenziellen Produktivität. Dies summiert sich schon über einen Tag zu einem schlussendlich schlechteren Resultat auf.
Eine schlechte Unternehmenskultur in Bezug darauf, wer wann und wie schnell erreichbar sein muss, kostet ein Unternehmen also Produktivität und damit Geld. In einer Zeit, in der selbst der Nutzen von Reisekosten bis auf den Cent berechnet wird, stellt dies eine völlig unterschätzte Ausgabe dar.

Welche Lösungsmöglichkeiten gibt es?
Auf der Hand liegen Ratschläge direkt an die Mitarbeiter: „Lass das Handy weg“ oder „schalte einfach die Benachrichtigungen aus und konzentrier dich“. Diese greifen allerdings viel zu kurz und verschieben die Verantwortlichkeit auf den Einzelnen. Will man das Problem allerdings erfolgreich angehen, bedarf es struktureller Änderungen in der Unternehmenskultur:

  • Definition von Erreichbarkeit im Unternehmen neu denken. „Nicht erreichbar“ darf nicht mit „nicht arbeiten“ gleichgesetzt werden.
  • Nicht jede Meldung muss direkt beantwortet werden. Dazu klare und einhaltbare Regeln einführen, wie schnell auf welches Medium geantwortet werden muss (bspw. 24 Stunden für Mail, 4 Stunden für Slack, Telefon für Notfälle). So wird der Druck, direkt und immer auf neue Nachrichten einzugehen, strukturell reduziert.
  • Einführung von „Deep Work Slots“, also Zeiten, in denen ein Mitarbeiter alle Benachrichtigungen ausstellen und nur an einer Aufgabe arbeiten soll.
  • Errichtung von dazu passenden „Deep-Work-Räumen“ – Räumen, in denen vor Eintreten, quasi als Eintrittspreis für die bessere Arbeitsatmosphäre in diesen Räumen, das Handy in eine Ladestation gelegt wird.
  • Nutzung von Fokus-Modi während der Arbeit sowohl für den Computer/Laptop als auch für das Handy. Beim Handy kann so sichergestellt werden, dass kein privater Notfall untergeht und gleichzeitig alle irrelevanten Kontakte/Benachrichtigungen gefiltert werden. Am Laptop/Computer können so wirklich relevante Nachrichten – solche, die eine Unterbrechung der Arbeit rechtfertigen – zugelassen werden und alle anderen Benachrichtigungen während der Fokus-Phase ausgeblendet werden. Solche Modi lassen sich bei verschiedenen Softwareanbietern integrieren und können für das ganze Unternehmen eingebaut werden.

Fazit
Die Wissenschaft ist sehr eindeutig: Es gibt kein echtes Multitasking, und das Wechseln zwischen Aufgaben führt immer dazu, dass die Aufgaben schlechter ausgeführt werden. In modernen Unternehmen ist es unabdingbar, dass Mitarbeiter erreichbar sind, nur so können komplexe Abläufe effektiv erledigt werden. Allerdings muss genau dabei auf das wichtigste Gut eines Unternehmens aufgepasst werden – die kognitive Leistungsfähigkeit der Mitarbeiter. Diese wird durch ständige Erreichbarkeit und die damit verbundenen Wechsel zwischen verschiedenen, häufig komplexen Aufgaben drastisch eingeschränkt. Verschiedene Lösungsansätze können den Spagat zwischen beiden Zielen schaffen. Werden sie richtig und gezielt in ein Unternehmen implementiert, können sie zugleich hohe Produktivität und schnelle interne Kommunikationswege garantieren – genau das muss das Ziel eines modernen Unternehmens sein.
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Quellen
Skowronek, J., Seifert, A. & Lindberg, S. The mere presence of a smartphone reduces basal attentional performance. Sci Rep 13, 9363 (2023). https://doi.org/10.1038/s41598-023-36256-4

Autor: Jonah Paulus

Consulting Analyst