Digital Workplace

Vor nicht allzu langer Zeit waren Anforderungen, die Arbeitnehmer*innen an einen modernen Arbeitsplatz stellten, noch schnell aufgezählt. „Dynamische Arbeitsatmosphäre“ las man eben noch in der Stellenausschreibung oder „loftartige Atmosphäre mit kostenfreiem Getränkespender“, dazu am besten einen Tischkicker und einen Obstkorb – das waren vielversprechende Aussichten. Auch wenn das stereotypisch klingen mag, so fasst es doch viele Anforderungen gut zusammen. Zumindest bis 2019. Mit Corona kamen der neue Arbeitsplatz und die damit verbundenen Herausforderungen. Die Kolleg*innen traf man nicht länger im Büro, sondern in einem breiten Spektrum von Videokonferenzsystemen wie Zoom, Google, Skype oder Teams. Das ohnehin schon schwer zu überblickende Chaos an Icons auf dem Desktop wurde durch noch mehr Anwendungen ergänzt. Überforderung? Nachvollziehbar, denn inzwischen verbringen Arbeitnehmer*innen pro Woche durchschnittlich einen ganzen Arbeitstag ausschließlich damit, den Urwald an Systemen zu durchforsten, die richtigen Passwörter parat zu haben und ihre arbeitsrelevanten Daten zu suchen. Daher betreffen Anforderungen an den modernen Arbeitsplatz nun vor allem den digitalen Arbeitsplatz, den sogenannten „Digital Workplace“.

Was genau versteht man eigentlich unter einem „Digital Workplace“?

Der digitale Arbeitsplatz ist eine zentrale Arbeitsplattform, durch welche die Mitarbeiter*innen standortunabhängig und in Echtzeit auf alle Anwendungen, Daten und Informationen zugreifen können, die sie für ihre Arbeit benötigen. Vorstellen lässt sich das wie ein großes, digitales Büro – das nur eben nicht an einen fixen Standort gebunden, sondern von den verschiedensten Geräten aus abrufbar ist. Die Mitarbeiter*innen sollen Zugriff auf alle relevanten, arbeitsnotwendigen Utensilien, Unterlagen und Daten haben. Daneben sollen sie aber auch an Meetings, Absprachen und sozialen Interaktionen teilnehmen können, sodass eine übergreifende Zusammenarbeit mit den Kolleg*innen möglich wird. Die Daten und Unternehmensprozesse werden digitalisiert und vom „realen“ Arbeitsplatz ins „digitale Büro” verlagert. Was erstmal kompliziert klingt, kann den Arbeitsalltag durch die richtige Ausgestaltung enorm entlasten.

Was sind die Vorteile eines Digital Workplace?

Inzwischen ist die Home-Office-Pflicht wieder aufgehoben und die Arbeitnehmer*innen sind weitestgehend an ihren gewohnten Arbeitsplatz zurückgekehrt – eine Abkehr vom digitalen Arbeitsplatz bedeutet dies aber noch lange nicht, denn ein guter Digital Worplace kann mehr als nur Home-Office. Zu Recht stellen Arbeitnehmer*innen immer größere Ansprüche an dieses digitale Büro und seine Ausgestaltung – schließlich will sich keiner freiwillig ohne die nötige Ausrüstung in den undurchsichtigen System-Urwald begeben. Bei der richtigen Ausgestaltung bringt der Digital Workplace aber so einige Vorteile mit sich – für die einzelnen Mitarbeiter*innen, das gesamte Team und schließlich auch für das Unternehmen und den Umsatz.

Denn der Digital Workplace…

…begünstigt agiles Arbeiten, „Remote Work“: Gerade in Pandemiezeiten wurde der Vorteil des orts- und zeitunabhängigen Arbeitens im Home-Office besonders deutlich. Ein digital Workplace ermöglicht agiles Arbeiten, wodurch die Mitarbeiter*innen nicht nur von zu Hause aus tätig sein können – sondern auch auf Geschäftsreisen, im Zug, bei Kundenterminen usw. Remote Work ist also nicht nur in Pandemiezeiten eine Bereicherung, sondern weit darüber hinaus.

…fördert Teamwork: Zwar ersetzt der digitale Arbeitsplatz nicht die gemeinsame Mittagspause, dennoch kann er sowohl die Arbeit im Home-Office als auch im „realen“ Büro deutlich angenehmer gestalten. Moderne Videokonferenzsysteme oder Business-Messenger ermöglichen spontane Meetings für Rücksprachen oder Teamsitzungen, für die man in vielen Fällen erst einen Meetingraum buchen müsste. Auf diese Art kann man dem Meeting vom Büro aus beiwohnen, aber auch von jedem beliebigen anderen Ort. Die Aspekte „Miteinander“ und „Teamwork“ sind also auch in unserem digitalen Büro ein wichtiges Instrument, um das Zusammengehörigkeitsgefühl zu stärken.

…ermöglicht schnellere Kommunikation: Im digitalen Büro stehen sämtliche Informationen, Daten und Anwendungen jederzeit und ortsunabhängig bereit, wodurch eine standortübergreifende Zusammenarbeit und eine rasche Kommunikation möglich werden. Dank Business-Messengern wie slack ist es nicht nötig, für jede Kleinigkeit umständlich eine E-Mail zu verschicken, die früher oder später ohnehin unter dem Berg anderer Mails verloren geht. Stattdessen kann man wie bei WhatsApp schnell und unkompliziert eine kurze Textnachricht verfassen – und hat alle Chatverläufe mit seinen Kolleg*innen übersichtlich an einem Ort. Und wenn der interne Messenger auch noch mit den anderen Arbeits-Tools verknüpft ist, wird man auf Wunsch sofort über relevante Vorgänge in sämtlichen Systemen informiert – komfortabler geht’s nicht!

…steigert die Effizienz und die Motivation: Genau diese Verknüpfung nützlicher Tools sorgt für eine erhöhte Arbeitseffizienz, die den Arbeitsalltag im Büro maßgeblich vereinfacht. Von Kommunikations- und Arbeitsplattformen, welche die Kommunikation in sinnvolle Channels bündeln, bis hin zu Task- und Projektmanagementtools, die stundenlange Meetings überflüssig machen – alle Tools verhelfen zu einem unkomplizierten, klar strukturieren Personal- und Projektmanagement. So weiß man stets, woran die Kolleg*innen gerade arbeiten, was der aktuelle Stand bei Projekt xy ist und wo Unterstützung benötigt wird.

Und letztlich erhöht der digitale Arbeitsplatz vor allem die Mitarbeiterzufriedenheit. Egal, ob am Arbeitsplatz vor Ort oder im Home-Office – die Zufriedenheit der Mitarbeiter*innen ist ausschlaggebend für das Unternehmensklima sowie die Arbeitseffizienz und -produktivität. Tools, die über entsprechende Schnittstellen verknüpft sind, erleichtern den Arbeitsalltag maßgeblich und sparen Zeit. So gewährleistet ein optimaler digitaler Arbeitsplatz flexiblere und einfachere Arbeitsweisen – was sich schließlich auch auf das Engagement des Einzelnen und das gemeinsame Arbeiten im Team positiv auswirkt.

Der digitale Arbeitsplatz der Zukunft?

Die Stärken und Vorteile eines digitalen Arbeitsplatzes – ob nun im Home-Office oder im gewohnte Büroalltag – liegen auf der Hand. Künftig wird in den meisten Unternehmen sicherlich eine Mischung aus Präsenzzeiten im Büro und Home-Office-Tagen umgesetzt werden. Für beides ist ein optimal ausgestatteter digitaler Arbeitsplatz unverzichtbar geworden. Dies spiegelt sich auch im Wunsch der Arbeitnehmer*innen, denn ganze 87 % hoffen auf Investitionen in die Digitalisierung (StepStone). Und eine Home-Office-Studie der DAK bestätigt, dass die Digitalisierung während der Corona-Krise positiver bewertet wurde als zuvor. Das Thema Digital Workplace ist also noch lange nicht vorbei, sondern fängt gerade erst an. Umso wichtiger ist es für Unternehmen, ein besonderes Augenmerk auf den digitalen Arbeitsplatz und seine optimale Gestaltung zu legen, sodass er für Arbeitnehmer*innen so attraktiv wie möglich wird.

Wie das gelingt und wie ein optimaler digitaler Arbeitsplatz konkret aussehen kann, erfahren Sie hier: https://digital-workplace.drehmoment-gmbh.de/

Autorin: Selina Mayer