Es ist der wahr gewordene Traum eines jeden angeödeten Oberstufenschülers. Für manche ist es etwas unheimlich. Und andere haben noch nie davon gehört. ChatGPT und andere Large Language Models (LLM), also mit Artificial Intelligence ausgestattete Helferlein, werden unsere Welt verändern – ja, sie haben es bereits getan.

Auf kurz oder lang wird sich jeder damit beschäftigen müssen. Nicht mit der Technik dahinter, aber mit den Auswirkungen, die AI-Bots auf die Lebenswirklichkeit und eben auch auf die Berufswelt haben werden. Daher heißt es mal wieder: Nicht vor der neuen Technologie verstecken, sondern sie von Anfang an gewinnbringend nutzen, um sich einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen.

Wie das im Wissensmanagement funktionieren kann, zeigen wir hier.

Gekommen um zu bleiben

Genau wie Smartphones, soziale Netzwerke, Google und kontaktloses Bezahlen sind AI-Bots gekommen, um zu bleiben. Die Zeiten, in denen ich meine Mutter im heftigen Wortduell über die Erbsensuppe hinweg überzeugen musste, dass kontaktlose Kartenzahlung nicht „in ein paar Jahren wieder vergessen ist“, sind vorbei. Tatsächlich ist es ein typisch menschlicher Reflex, bei technischen Neuerungen – oder gar Revolutionen – zuerst eine skeptisch distanzierte Haltung einzunehmen.

Das ist prinzipiell auch sinnvoll, bedeutet aber nicht, dass zukünftige Lösungen nicht schon früh in der unternehmerischen Entwicklung mitgedacht werden sollten. Und selbst mit der Vorsicht als stete Begleiterin gibt es jetzt schon Use Cases für den sicheren und sinnvollen Einsatz von AI-Bots im Wissensmanagement. Aber wozu überhaupt Wissensmanagement, wenn es doch jetzt ChatGPT gibt?

Das Ende von Allem?

„ChatGPT wird Künstler langfristig obsolet machen“ oder „Das Ende von Juristen durch ChatGPT?“ sind nur zwei der unzähligen, reißerischen Schlagzeilen, die der Hype um ChatGPT in den letzten Monaten produziert hat. Alles nur Humbug, finden wir.

ChatGPT hat in den letzten Monaten einiges bewegt und wird das auch in Zukunft tun. Es ist unbestreitbar, dass künstliche Intelligenz nun einmal sehr schnell, sehr viel lernt und den Menschen in einer Vielzahl simpler Aufgaben überflügelt. Doch das grundsätzliche Hinterfragen der menschlichen Existenzberechtigung scheint uns hier doch etwas vorschnell. Skepsis ist gut, Zuversicht ist angebracht. Denn schlussendlich wird ChatGPT uns nicht in den Abgrund reißen, sondern uns neue Werkzeuge an die Hand geben, um unsere Arbeit und Produktivität weiter zu verbessern.

Auch das Wissensmanagement wird natürlich keinesfalls durch ChatGPT oder andere AI-Bots „abgelöst“. Wie auch? Wenn ChatGPT Ihre internen Prozesse, Anleitungen, Unternehmens- und Mitarbeitendendaten findet, dann haben Sie ganz andere Probleme. Wenn ChatGPT etwas findet, kann es nämlich grundsätzlich jeder und jede finden. Bei internen Informationen – nicht gut! Als Daumenregel kann man sich merken:

  • Wissensmanagement:
    Alle internen Prozesse, Anleitungen, Unternehmensdaten, Mitarbeitendendaten, Softwaredokumentationen, Hardwarespezifikationen etc.
  • ChatGPT:
    Alles, was Sie auch via Google finden könnten.

Wissensmanagement überlebt

Aber nicht nur dieser grundlegende Unterschied „rettet“ das klassische und moderne Wissensmanagement vor der Obsoleszenz.

Interne, unternehmensspezifische Daten sind in ChatGPT wie gesagt idealerweise nicht zu finden. Alle Informationen, die hinter den Toren Ihrer Organisation bleiben sollten, stellen Sie am besten nicht in einem öffentlichen Tool zur Verfügung.

Darüber hinaus wird es zweifelsohne selbst bei Ihnen intern Wissenshierarchien geben. Das ist vollkommen normal. Denn während jeder Monteur, Team- oder Bauleiter auf einen Montageplan zugreifen können sollte, sind die meisten Informationen aus dem HR-Bereich idealerweise den Augen des Personalteams vorbehalten.

Auch bleiben noch Zweifel an der Konsistenz und Verlässlichkeit von ChatGPT. Viele Aufgaben löst es bravourös. Bei manchen Aufgaben tut es sich schwer. Und dann gibt es da noch die gefährlichste Kategorie: Aufgaben, die es scheinbar gut löst, die einer fachlichen Prüfung allerdings nicht Stand halten. Sie können dank OpenAI also nicht Ihre Expertinnen durch Praktikanten ersetzen. Ganz im Gegenteil: ChatGPT sollte von Experten bedient werden.

Apropos Experten: Wäre es nicht viel einfacher, Informationen ein Mal von Experten in Ihrem Wissensmanagement-Tool anlegen und dann fortlaufend verifizieren zu lassen? Dann kann auch die Praktikantin nach Wissen suchen und weiß, dass dieses Wissen nicht nur vom Experten abgesegnet und aktuell ist, sondern auch, dass es bereits auf die sonstigen Prozesse des Unternehmens angepasst ist.

So kommen wir zur Kontextualisierung. Wissen ist deutlich mehr wert, wenn es bereits in unternehmensspezifischen Abläufen und Kontexten situiert ist. Wissenssuchende wollen schließlich nicht herausfinden, worauf bei der Aktualisierung irgendeiner Website zu achten ist, sondern worauf bei der Aktualisierung der spezifischen Unternehmenswebsite zu achten ist. Dasselbe gilt natürlich für Kommunikationsprozesse, Konzeptionsvorgaben, CI und so weiter und so fort. Außerdem können Rückfragen an Experten direkt über ein gutes Wissensmanagement-Tool adressiert werden.

Das sind nur einige Gründe dafür, wieso AI-Bots auch in der Zukunft ein gutes Wissensmanagement nicht ersetzen können. Es gibt noch viele mehr, über die wir uns gerne bei einer Tasse Kaffee unterhalten können – schreiben Sie uns doch gerne mal an!

ChatGPT wird also vielmehr eine nützliche Ergänzung für das Wissensmanagement Ihrer Träume darstellen. Und ein weiteres Faktum dürfen wir bei all der AI-Euphorie nicht vergessen…

AI steckt schon längst drinnen!

Wer glaubt, dass AI nicht schon längst in Management-Tools angekommen ist, unterliegt einer Fehlannahme. Knowledge-Manager wie etwa Guru verlassen sich bereits seit Jahren auf ihre intelligenten Algorithmen. Sie funktionieren schließlich über das Chaos-Prinzip und benötigen daher mehr als eine einfache Suchfunktion.

Tools wie Heyday oder Obsidian sind weitere Softwares, von denen Sie vielleicht schon gehört haben. Sie bedienen sich ebenfalls mehr oder weniger komplexer AI-Features, um Ihren Arbeitsalltag einfacher zu gestalten. Wenn Sie sich also auch nur grundlegend mit dem digitalen Arbeitsplatz beschäftigen, ist das Thema AI gar keine wirkliche Neuheit für Sie.

Wie kann ChatGPT Wissensmanagement verbessern?

Das Wissen, aus dem sich ChatGPT bedient, stammt aus öffentlich zugänglichen Datensätzen, die teils Jahre in die Vergangenheit greifen. Für unternehmensspezifische Anleitungen ist ChatGPT also nicht zu gebrauchen. Was allerdings interessant für Sie sein könnte, sind Informationen aus genau den Datensätzen, an denen ChatGPT gelernt hat. Möchte ihr Marketing-Team beispielsweise eine Website erstellen, kann die künstliche Intelligenz durchaus brauchbaren Code produzieren. Von der Basic-Website bis hin zu spezifischen Snippets war das Tool in unseren Tests bisher sehr konsistent unterwegs.

Auch grundlegende Fähigkeiten wie das Zusammenfassen beherrscht ChatGPT recht gut. Füttern Sie es mit einem 5000 Zeichen langen Aufsatz, produziert es eine annehmbare Zusammenfassung. Vorausgesetzt natürlich, Ihre Anweisungen sind klar genug. Formulieren Sie jede Anweisung im Zweifelsfall überdeutlich, um das bestmögliche Ergebnis zu erhalten.

Doch eine wirkliche Erleichterung wäre die AI ja nicht, wenn man ständig aus jedem Tool in den OpenAI-Tab springen und ChatGPT – redundant – mit den Informationen aus anderen Tools füttern müsste. Keine Sorge: Seit Mitte März verfügt ChatGPT über eine offene Schnittstelle (API). Durch diese API können die Hersteller Ihrer favorisierten Produktivitätssoftwares die neue Intelligenz anzapfen. So ist Salesforce beispielsweise mit seinem beliebten Messenger Slack ganz vorne dabei. Eine Integration steht bereits zur Verfügung und lässt Nutzer lange Nachrichten von Kolleg*innen analysieren und zusammenfassen.

Für moderne Wissensmanagement-Tools werden die Integrationen ebenfalls nicht lange auf sich warten lassen. Welche Funktionen out of the box zur Verfügung stehen, lässt sich nur mutmaßen. Besonders die bereits funktionelle Funktion der inhaltlichen Kondensierung würde zweifelsohne im Wissensmanagement Sinn ergeben. Auch die Auswertung von Videos oder erweiterte Funktionen in der Barrierefreiheit von Wissensmanagern sind gut denkbar. So ist ChatGPT aktuell bereits in der Lage zu erkennen, welche konkreten Informationen auf Bildern zu sehen sind, und könnte diese Menschen mit Blindheit oder Sehbehinderung zur Verfügung stellen. Wir bleiben gespannt!

Doch Vorsicht ist die Mutter der Porzellankiste!
Alle Anfragen, die direkt durch ChatGPT verarbeitet werden, tragen zum nächsten Lehrdatensatz bei. Dies könnte durch die Integrationen ebenso der Fall sein (derzeit nutzt OpenAI die Daten aus Anfragen via die API nicht zur Weiterentwicklung des Models). Bis nicht geklärt ist, was mit den verarbeiteten Informationen passiert, gehen Sie lieber auf Nummer sicher und lassen Sie ChatGPT nicht das geheime Patent für grenzenlosen Reichtum zusammenfassen oder in ein Märchen verwandeln, sondern beschränken Sie sich im Zweifelsfall auf weniger kritische Informationen. Wenn Sie genau wissen wollen, was mit Ihren Daten passiert, wenden Sie sich an den Hersteller der Integration oder konsultieren Sie die Schnittstellendokumentation.

Fazit

Dass eine hyperintelligente AI die Menschheit irgendwann vernichten könnte, möchte ich nicht ausschließen. Dass ChatGPT nicht hyperintelligent ist, kann ich jedoch garantieren. Wenn wir lernen, es in unseren Arbeitsalltag gewinnbringend zu integrieren, bin ich überzeugt davon, dass ChatGPT eine große Bereicherung für jedes Unternehmen und Wissensmanagement sein kann. Es gilt nur, die neue Technologie anzunehmen und zielführend anzuwenden.

Wenn Sie dabei oder bei Ihrem Wissensmanagement im Allgemeinen Hilfe benötigen, wissen Sie jetzt, an wen Sie sich wenden können.

Übrigens noch ein Plot-Twist zum Ende:
Dieser komplette Blogbeitrag wurde von ChatGPT verfasst.

Zugegeben, ein Scherz – er sei mir vergönnt. Nachdem die Berichterstattung von ChatGPT-Einleitungen geradezu überschwemmt war, konnte ich mir diesen kleinen Seitenhieb nicht verkneifen…

Autor: Marius Lex, Senior Consultant, drehmoment, www.drehmoment-gmbh.de