Kommunikationsplatform

Teams ist die Kampfansage von Microsoft an Slack. Doch ist es wirklich ein ernstzunehmender Konkurrent? Wir machen den Vergleich: Ring frei für Runde eins!

Slack gilt schon seit langer Zeit als das Nonplusultra der Kommunikations-plattformen für Unternehmen. Genauso lange schien die Anwendung der gleichnamigen kalifornischen Firma auch mehr oder weniger konkurrenzlos zu sein. Doch nun ist Software Gigant und Marktführer Microsoft aus dem Dornröschenschlaf erwacht. Mit Teams schickt man ein Produkt in den Ring, welches das Slack der Office 365-Umgebung werden soll. Doch kann Teams diesem Anspruch bereits gerecht werden? Wo unterscheiden sich die Produkte und worauf sollten Unternehmen jetzt setzen?

Der Platzhirsch: Slack

Slack ist die neue E-Mail” – dieser Satz geistert schon seit ein paar Jahren durch die Welt der Unternehmenskommunikation. Oder auch – weniger oft ausgesprochen, aber immer öfter impliziert: “Bist du hip, hast du Slack. Hast du’s nicht, bist du, naja, whack.” Ganz falsch ist diese überspitzte Aussage nicht. Slack hat Maßstäbe gesetzt, denn letzten Endes kam in den letzten Jahren kein Unternehmen, das seine interne Kommunikation auf den Prüfstand gestellt hat, an Slack vorbei.

Der Herausforderer: MS Teams

Doch was Slack kann, will Teams jetzt auch können. Nämlich: Kommunikation in Channels verlagern; einen Instant-Messenger für Businesskontexte bieten; externe Apps integrieren; Dokumenten-Sharing erleichtern. Kurz: Das Frontend für die tägliche Arbeit sein. Im Gegensatz zu den bisherigen Slack-Alternativen könnte Teams mit der gesamten Entwicklungs- und Marketingmaschine Microsoft im Rücken und dank der Einbettung in die Windows 10-Welt erstmals ein echter Konkurrent für den aktuellen Marktführer werden.

Das Interessante: Teams hat zwar eine etwas andere Produktstrategie als Slack, dennoch beanspruchen beide die Position der besten Kommunikations- und Arbeitsplattform. Das macht den direkten Vergleich schwieriger – aber auch umso reizvoller!

Dokumenten-Sharing und Kollaboration

Mit SharePoint hat Teams eine wichtige, etablierte Plattform zur Verfügung, auf die beim Dokumenten-Sharing aufgebaut wird. Dokumente aus der Microsoft-Familie wie Powerpoint, Word oder Excel können direkt in Teams geöffnet und gemeinschaftlich bearbeitet werden. Dies geschieht jedoch mit leicht reduziertem Funktionsumfang, welcher in etwa dem Umfang der jeweiligen Web-Apps entspricht. Wer in erster Linie mit Office 365 und dessen Apps arbeitet, wird an der Kollaboration also seine Freude haben. Allerdings ist SharePoint beim Dokumenten-Sharing alles andere als konkurrenzlos. Viele Unternehmen arbeiten mit GoogleDocs und Spreadsheets, also mit Google Drive. Andere nutzen wiederum Dropbox. Für diese Cloud-Speicher gibt es keine Integrationen in Teams – vermutlich wegen der Konkurrenz zu SharePoint. Slack hingegen präsentiert sich diesbezüglich als echter Teamplayer, ist mit allen dreien kompatibel und teilt problemlos über die OneDrive App, die Google Drive App oder die Dropbox App. Eine direkte In-App Bearbeitung wie in Teams gibt es hier jedoch nicht. Soll heißen: Wer auf Office 365 und SharePoint setzt, kollaboriert mit Teams sehr gut. Wer zusätzlich oder exklusiv Google Drive oder Dropbox nutzt, trifft mit Slack die bessere Wahl.

Projektbezogene Channels

Die projektbezogenen Channels sind für Slack essenziell wichtig und funktionieren auch hervorragend. Das Konzept von offenen Channels, wo jeder Interessierte mitlesen oder sogar selbst beitreten kann, überzeugt. Zusätzlich gibt es aber auch geschlossene, temporäre oder geteilte Channels (siehe nächster Abschnitt).

Teams arbeitet mit – wer hätte es gedacht – Teams. Das heißt, eine feste Gruppe innerhalb des Unternehmens oder über Unternehmensgrenzen hinweg wird zu einem Team zusammengefasst. Dieses teilt sich gemeinsame Channels, Dateien und ein Wiki. Die Strukturierung findet also auf zwei Ebenen statt. Grundsätzlich sieht erst mal jedes Teammitglied jeden Channel – so etwas wie geschlossene Channels gibt es hier also nicht.

Unternehmensübergreifende Zusammenarbeit

Sowohl Slack als auch Teams haben den Anspruch, unternehmensübergreifende Zusammenarbeit zu ermöglichen. Diesbezüglich gibt es wiederum einen strukturellen Unterschied, der mit der oben erklärten Channel- vs. Team-Logik zusammenhängt. Bei Slack kann man sich mit einem anderen Workspace – also einem anderen Unternehmen, das ebenfalls Slack nutzt – einfach einen Kanal teilen. Daher muss also beispielsweise für ein einziges Projekt nicht extra ein neuer Workspace kreiert werden.

In Teams ist es möglich, ein Projekt-Team zu gründen, das sich auch firmenübergreifend zusammensetzen kann. Man kann aber beispielsweise keinen Kanal erstellen, der mehrere Teams miteinander verbindet – nicht einmal innerhalb desselben Unternehmens.

Sowohl in Slack als auch in Teams können Gäste eingeladen werden, die beschränkte Berechtigungen haben. Dies bietet eine weitere Möglichkeit, Freelancer oder Projektmitarbeiter zu integrieren. Besonders praktisch: Für solche Gäste fallen keine Lizenzkosten an.

Integrationen

Eines der wichtigsten Merkmale eines funktionalen Digital Workplace stellt die Verknüpfung zwischen verschiedenen Apps dar. Bevor Sie sich also für eine der beiden Kommunikationsplattformen entscheiden, sollten Sie zunächst Ihre darüber hinaus verwendeten Apps checken. Nutzen Sie zum Beispiel Asana oder Trello zum Aufgabenmanagement, prüfen Sie unbedingt, ob diese mit der entsprechenden Kommunikationsplattform interagieren (sprich: ob es für sie eine App gibt). Der Digital Workplace der Gegenwart und Zukunft kann keine Stand-alone-Applikationen mehr gebrauchen!

Wichtig: Schauen Sie sich die Integrationen auch wirklich genauer an. Nur weil es in Teams und in Slack jeweils eine Asana-Integration gibt, heißt das noch lange nicht, dass beide dieselben Funktionen erfüllen. So kann man in Slack ein konkretes Asana-Projekt mit einem Slack-Channel verknüpfen. Es ist aber auch möglich, allgemein wichtige Asana-Benachrichtigungen für einen gesamten Workspace zu erhalten. In Teams lassen sich hingegen nur gezielt Channels mit Projekten verknüpfen, es gibt aber keinen allgemeinen Benachrichtigungsfeed. Also: Nicht nur überprüfen, ob eine passende Integration vorhanden ist, sondern auch, wie diese funktioniert.

Microsoft Teams vs. Slack im Vergleich

Videokonferenz

Den spontanen Anruf kann Slack zwar auch, aber bei Videokonferenzen ist Teams einen Schritt voraus: Es wird in vielen Firmen direkt in die Fußstapfen von Skype for Business treten und sich somit auch vielerorts als Standard-Videokonferenzformat etablieren. Durch Alternativen wie Zoom, Hangouts oder GoTo-Meeting hat Teams hier allerdings starke Konkurrenz. Die Interaktionsmöglichkeiten innerhalb der Calls sind dort aktuell auch noch größer als bei Teams. Letztlich wird man sich darauf einstellen müssen, dass es keinen internationalen Standard gibt, sondern jede Firma ihr eigenes Tool präferiert. Es geht also (erneut) um die Konnektivität zu anderen Apps: Slack und Teams verfügen beide über eine Zoom und eine GoToMeeting-Integration. Hangouts werden momentan nur von Slack bedient. Dennoch hat Teams in dieser Kategorie aufgrund der von Skype übernommenen Termin-Integrierbarkeit die Nase vorn und ist im Bereich Videokonferenz der Punktsieger. Aber aufgepasst: Slack holt in großen Schritten auf und arbeitet unter anderem daran, Teams-Videoanrufe per App zu integrieren.

Kalender und E-Mail

Der Kalender ist in Teams hervorragend integriert. Man kann ihn im Prinzip genauso aufrufen, wie man es bereits aus Outlook kennt. In Slack funktioniert das mit der Outlook Calendar App auch sehr gut, wobei hier aber dem einen oder anderen möglicherweise die gewohnte Visualisierung der Arbeitswoche fehlen wird. Dafür erhält man in Slack auch seine Kalenderbenachrichtigungen, sprich Einladungen, Erinnerungen usw. Dadurch muss man die App eigentlich kaum noch verlassen, um Kalenderereignisse zu verwalten. Und auch Zu- oder Absagen sind natürlich direkt über Slack möglich.

Was kommt einem beim Stichwort Kalender direkt in den Sinn? Richtig, die gute alte E-Mail. Sowohl bei GoogleMail, als auch bei Outlook sind die beiden Instanzen untrennbar miteinander verbunden. Daher erschiene es nur logisch, dass Teams die Möglichkeit bietet, E-Mails einfach nahtlos in den Chat mit Kollegen einzubinden, und der Posteingang darüber hinaus direkt in Teams abgebildet wird. Aber ist dem wirklich so?

Die faustdicke Überraschung: Für Teams gibt es keine Outlook-App, keinen nativen E-Mail-Eingang und auch keine Integration von Mails der Teamkollegen in den Chat-Verlauf. Liebe Microsoft-Entwickler, warum eigentlich nicht? Ist der Weg von den Teams- zu den Outlook-Entwicklern so weit? Von außen betrachtet sollte man meinen, alle säßen unter demselben Dach… Übrigens gibt es eine Slack-Integration in Outlook, eine Outlook-Integration für Slack – aber keine Teams-Integration für Outlook, weder in die eine, noch in die andere Richtung. Finde den Fehler! Konsequenterweise fehlt dann auch noch eine Integration zu Googlemail oder dem Google Calendar. Auch die gibt es übrigens bei Slack.

Gesamtprodukt: “Puppenspieler” vs. “All-in-One”

Microsoft Teams will perspektivisch mehr als Slack: Es will Videokonferenzen integrieren, will den Outlook Kalender mehr oder weniger nach Teams verlagern, will Wissen in Form von Wikis direkt in Teams speichern. Die Produktstrategie geht dahin, über kurz oder lang nur noch in der Teams-App zu arbeiten. Sozusagen ein Interface für alles.

Slack konzentriert sich eher auf die Rolle des Puppenspielers: Hier laufen Benachrichtigungen ein, die dann zu Absprüngen führen (mit beschränkten Interaktionsmöglichkeiten innerhalb Slacks). Kommunikation – sowohl intern als auch extern – soll eigentlich nur noch auf Slack stattfinden. E-Mails? Braucht niemand mehr. Man könnte sogar so weit gehen, sich Benachrichtigungen über eingehende Mails mittels einer Integration wie MailChimp direkt in Slack liefern zu lassen – um das E-Mail-Programm selbst nur noch zu öffnen, wenn es wirklich nötig ist. Bei den Integrationen hat Slack keinen Fokus auf MS 365, Google Docs oder sonstige Produktlandschaften – es fügt sich grundsätzlich in jeden Digital Workplace ein. Ein echter Allrounder.

Teams überzeugt in Verbindung mit Office 365 – Slack ist ein Allrounder

Wer viel mit Office 365 arbeitet, sollte sich Teams auf jeden Fall mal genauer anschauen. Die allermeisten werden Teams auch als eine der Standard-Video-Apps auf dem Rechner behalten. Die Produktstrategie ist sehr interessant, läuft aber natürlich Gefahr, eine App-für-alles zu erzeugen, die sich am Ende dann genauso unübersichtlich wie ein Digital Workplace ohne Teams darstellt– nur eben in lila. Wer Slack kennt und schätzt, wird Teams daher eher umständlich finden. Denn Slack schafft es sehr gut, sich auf Kommunikation zu fokussieren, ist aufgeräumt und will auch (bisher) nicht zu viel. Es erhebt beispielsweise nicht den Anspruch, ein eigenes Wiki zu sein.

Microsoft scheint jedenfalls auf Teams zu setzen, man darf also gespannt bleiben. Eine etwas mutigere Positionierung wäre eventuell hilfreich, fällt einem Großkonzern aber traditionell schwer. Will man mit Teams auch die Outlook-App ablösen? Wie sieht es mit dem Web-Frontend 365 aus – wird das über kurz oder lang auch durch Teams ersetzt oder bleibt es ein Konkurrenzprodukt? Insgesamt täte es Microsoft gut, bei den Apps mal ein wenig aufzuräumen. Hier ist es wirklich schwer, noch den Überblick zu behalten, da sich vieles doppelt. Als weiteres Beispiel sei das in Teams integrierte Wiki genannt, das sicher großes Potenzial besitzt, im Moment aber noch daher kommt wie ein einfacher OneNote-Abklatsch.

Fazit und Empfehlung

Wie lautet nun unsere Einschätzung zum Duell der beiden Kommunikationsplattformen? Aktuell hat Slack noch die Nase vorn, insbesondere in Bezug auf das Kerngeschäft: die gut organisierte Kommunikation. Slack garniert das Ganze sinnvoll mit der Verknüpfung zu anderen Apps, sei es durch Benachrichtigungen direkt in Slack hinein oder durch Interaktionsmöglichkeiten direkt aus Slack heraus. Dabei bleibt Slack vielseitig und fokussiert sich nicht auf eine bestimmte Produktlandschaft. Man verbessert das eigene Produkt, ohne die Stärken aus den Augen zu verlieren. In diesem Zusammenhang sei insbesondere auf das jüngste größere Update und das Workflow-Feature verwiesen.

Teams ist vor allem für diejenigen Unternehmen interessant, die ohnehin schon stark auf Microsoft-Produkte setzen und mit SharePoint oder OneNote arbeiten. Zudem natürlich für all jene, bei denen Skype als Standard-Videokonferenz-Tool durch Teams abgelöst wird. Solche Unternehmen tun gut daran, sich auch die Chat-, Wiki- und App-Funktion genau anzuschauen und zu prüfen, ob deren Nutzung sich lohnt. Teams ist mit Sicherheit auch noch lange nicht am Ende seiner Entwicklung angekommen und hat die gesamte Entwicklungspower von Microsoft im Rücken.

Was wir auf keinen Fall empfehlen: Einfach mal beide Tools in den Ring werfen und schauen, was sich durchsetzt. Das wird nicht funktionieren! Bei der Kommunikation braucht es klare Leitlinien. Für die grundlegende interne Teamkommunikation sollten Sie sich daher entweder für Slack oder für Teams entscheiden – aber keinesfalls für eine wilde Mischung aus beiden. Hier sind klare Vorgaben nötig, am besten direkt aus der Unternehmensführung. Wer Slack nutzt, kann natürlich trotzdem auch Teams als sinnvolle Ergänzung heranziehen, zum Beispiel für Videoanrufe. Umgekehrt gilt: Wer Teams in seinem vollen Umfang als Kommunikations- und Arbeitsplattform nutzen möchte, benötigt Slack eigentlich nicht mehr.

Schauen Sie sich also beide Tools in Ruhe an, vergleichen Sie die Vor- und Nachteile und entscheiden Sie am besten gemeinsam mit Ihren Kollegen, welches besser zu Ihnen passt. Beide Tools haben zweifelsohne ihre Daseinsberechtigung. Und so steht zumindest eines jetzt schon fest: Der Zweikampf zwischen Teams und Slack wird in absehbarer Zeit nicht durch einen K.O.-Sieg entschieden werden, sondern noch einige spannende Kampfrunden zu bieten haben.

Autor: Jeremias Renner, Senior Consultant, drehmoment, www.drehmoment-gmbh.de